会議に費やす平均時間は年間159.1時間？会議効率をアップする秘策を伝授！
あなたの会社のその会議、本当に必要ですか？スリーエム ジャパンが実施した調査（2017年）によれば、会議に費やす平均時間は、なんと年間平均159.1時間！残業の原因となっているのは、日々行われている無駄な会議の積み重ねかもしれません。
心おきなく金曜日を楽しむためにも、会議の効率化を考え、無駄な時間は短縮しつつ、素早く結論を出すための方法を試してみませんか？
会議時間を短縮するための4つのポイント
そこで、「工夫している」というファシリテーターたちが実際にどのようなことを行っているのかをご紹介します。重視されるポイントとしては、「会議内容の事前・事後共有」「議題ごとに区切った進行」が挙げられます。具体的に実行していくために4つのステップを参考にしてみましょう。
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1. 会議のアジェンダを用意
会議のアジェンダを分刻みで組めば、雑談などによる無駄な時間を省くことができ、長引くことも防げます。話し合う議題はもちろん、会議の目的やゴールを明確に設定することがポイントです。開始時間と終了時間、議事進行のタイムテーブル、開催場所や参加者名簿などを全て記載しましょう。
このような事前準備を全メンバーに浸透させるためには、これらの項目をフォーマット化し、書き込みを義務付けることも有効です。
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2. 会議で使う資料を事前に参加者に共有
参加者全員に向けて、事前にアジェンダのシートや資料を共有します。会議でやるべきことを共有しておくことで、説明する時間を省くと同時に、参加者の意識を高め、生産性アップにもつながります。各自の意見やアイディアを持ち寄ることを前提とし、スムーズに会議をスタートさせましょう。
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3. ファシリテーターが議題ごとに時間を区切って進行
アジェンダのタイムテーブルを厳守しながら、ファシリテーターが議題ごとに時間を区切って進行します。タイムキーパー担当を置けば、ファシリテーターの負担を軽減することができます。会議の終了時刻が延びることは、全体のモチベーションを低下させる大きな要因となるので開始・終了時間は必ず守るよう心がけましょう。
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4. 会議後、速やかにわかりやすい議事録を共有
会議後は、参加者全員がその日の成果や結論を把握できるよう、わかりやすい議事録を作成して共有します。結論が書かれたホワイトボードを撮影して、チャットツール上でその画像を共有すれば手間もかかりません。次回の会議にプリントアウトしたものを配布してもいいでしょう。
会議で結論を出すための4つのアイディア
それでは、会議で結論を出すためには、どのような工夫をしたらよいのでしょうか。ファシリテーターたちが工夫しているポイントは、会議短縮ポイントにも登場した「会議内容の事前共有」、そして、「発言しやすい雰囲気づくり」。具体的に実行していくために4つのステップを参考にしてみましょう。
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1. 会議に使うツールを用意する
会議に役立つツールとして、3Mのポスト・イット® 強粘着ノート、太めのペン、タイマーを用意します。ポスト・イット® 強粘着ノートは、情報を整理したり、アイディアを書き込んだりするために使います。ホワイトボードに貼った後、並び替えて整理するためには、はがれにくい強粘着タイプがオススメです。タイマーは時間の区切りを全員に共有するために使えるアイテムです。
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2. ふせんを使って全員のアイディアを可視化
会議の目的やゴールを共有したら、アジェンダに沿って効率的に進めていきます。まずは議題に沿って、メンバー全員にアイディア出しをしてもらいます。この時、ポスト・イット® 強粘着ノートとペンを全員に配布し、思いついたことをどんどん書き込んでもらいましょう。たくさんのアイディアを集められることはもちろん、メンバーの集中力や参加意識を高めるためにも有効な手段です。
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3. ホワイトボードに貼ってアイディアを発表・共有
ホワイトボードに全員のアイディアを貼り出し、各自に30秒〜1分間程度の時間を与えて自信のあるアイディアについて発表してもらいます。この時、ファシリテーターは参加者全員に順番に発表させ、脱線した場合はさりげなく話を戻すように注意しましょう。また、発言しにくい環境をつくらないように、どんなアイディアに対しても否定の言葉は使わないようにしましょう。
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4.ふせんの並べ替えで結論を導く
貼り出したアイディアは、同じグループにまとめられそうなものを分類して並べ替えます。ファシリテーターだけでなく、全員が集まって並べ替えに参加できるようにすれば、集中力も途切れず、新しい視点も生まれるでしょう。アイディアを分類したら、ベストなアイディアをピックアップして結論を導き出すことが重要です。最終的な結論には至らなくても、その会議における結論を出し、その場で誰がどう実行するのかまで決めましょう。
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【調査概要】
スリーエム ジャパン株式会社 仕事に関するアンケート
調査期間：2017年3月7日~3月8日
調査方法：インターネットリサーチ
ファシリテーションは業界リーダーたちに学べ！
ポスト・イット® チームワークソリューション製品を使い、会議を効率的に進めるための工夫を実践している、業界リーダーたちをご紹介します。
独自のルールをつくって全員参加型の会議を行う工夫や、キックオフミーティングによる早期の関係性構築を行う工夫には、会議効率化のヒントになる方法が満載!いずれも、会議の主催者と参加者が“ルール”や“目的”を共有することで、全員の意識改革に結びつけた成功事例です。
ポスト・イット® チームワークソリューション製品は、ファシリテーションの改善だけでなく、会議成功のための素地づくりにも貢献できるツールです。成功事例を参考に、あなたの会議にも取り入れてみませんか？
■チームワークソリューション導入事例
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株式会社リクルートマーケティングパートナーズ
社内コミュニケーションを活性化する会議進行方法とはリクルートマーケティングパートナーズ(以下、RMP)は、2012年にリクルートが分社化した際に誕生した企業の一つ。「ゼクシィ」や「スタディサプリ」「ケイコとマナブ」「カーセンサー」など、名だたるサービスを展開しています。
しかし、サービスが多岐に渡ること、また分社化によって生まれたため、設立当初は「会社のビジョンが見えない」「部署を超えた横のつながりがほとんどない」といった課題を抱えていました。そこで、2013年に社内コミュニケーションの活性化を目的とした全社的なプロジェクトを発足。今では部署をまたいだ連携が行われたり、新規事業コンテストの件数が増加するなど、大きな成果を上げています。
具体的にどのような取り組みを行ったのか。同社の“One RMP プロジェクト”の中心メンバー、桑原 史帆さんに詳しくお話を伺いました。 -
株式会社イノーバ
「会議を変えれば会社が変わる」
生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術イノーバは自社で開発したマーケティングオートメーションツール「Cloud CMO(クラウド・シーエムオー)」や、約1,500名にも及ぶライター・編集者のネットワークを活用し、オウンドメディアの制作など、コンテンツマーケティングのサービスを提供している企業です。
2011年に設立して以降、既に導入実績が260社以上に及ぶなど豊富な実績を持ち、導入企業からも高い評価を得ています。
そのイノーバは近ごろ、「会議の方法を大きく変え、職場の活性化に成功した企業」としても知られるようになっています。そもそもなぜ会議の方法を変えようと思ったのか、また実際に会議をどう変えて、どのような成果が得られたのか、代表取締役社長 CEOの宗像 淳さんに詳しくお話を伺いました。
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