ポスト・イット® アプリを使った議事録作成

会議中は会話を漏れなく記録する(決定事項と発言者が特に重要)

会議中の会話は、誰がどの発言をしたのか、後から見てもわかりやすいように記載します。また、重要なポイントとなる会議の決定事項は、特に漏れがないように記録しましょう。

わからないことは極力その場で解決する(会議進行を妨げない程度に)

会議中に議事を記録していると、自分の知識不足により理解できない事項や、口頭では何となく意味が通じても文字にすると曖昧さが残る事項も出てきます。

「会議が終わってから確認しよう」と思って放置しておくと、後になってから疑問を解消できないケースも生じます。そのため、わからないことがあれば、会議の進行を妨げない程度に、その場で解決することが望ましいでしょう。

会議終了後に極力早く議事録を完成させて共有する

会議が終わってから議事録を作成するまでに時間があいてしまうと、記憶が曖昧になり、議事録が不完全なものになる可能性があります。

また、会議参加者の記憶も曖昧となり、議事の内容があやふやになる可能性もあります。そのため、会議が終了したら極力早く議事録を完成させ、会議参加者に確認してもらうことが重要です。

決定事項や討議事項/会議記録や懸案事項/保留事項は事実をわかりやすく書く(Post-it® Plus App活用ポイント)

議事録は、情報が過不足なく記載されていて、後で読んだときに理解しやすいものでなければなりません。そのため、議事録を作成する際には、決定事項、議事、懸案事項などについて事実をわかりやすく記載することが大切です。

なお、ポスト・イット® 強粘着ノートを利用して会議をすれば、ホワイトボードに貼られた複数のポスト・イット® 強粘着ノートを「Post-it® Plus App」のアプリでスマートフォン(iOS 8.0以降（※3))に取り込むことが可能です。

並び替えやグループ化をして、Microsoft® PowerPoint® （※4）  のフォーマットやスプレッドシートソフトウェアの Microsoft® Excel® （※5） にエクスポートすれば、議事録代わりとして利用できます。

議事録は上司か責任者に確認してもらってから共有する

議事録が完成しても、作成者の理解不足や認識違いなどが原因で、当日の議事内容と異なる内容になっている可能性もあります。そのため、作成した議事録は上司か責任者に確認してもらってから共有しましょう。

また、会議によっては、上司や責任者の確認だけでなく、会議参加者全員に回覧して確認してもらったり、署名押印してもらったりする場合もあります。

＜参考文献＞
会議・打ち合わせ研究会「図解&事例で学ぶ会議・打ち合わせの教科書」(マイナビ出版、2016年)

＜商標について＞
※2　App Storeは、Apple Inc.のサービスマークです。
※3　iOS商標は、米国Ciscoのライセンスに基づき使用されています。
※4※5 Microsoft、PowerPoint、Excel、は、米国Microsoft Corporationの、米国およびその他の国における登録商標または商標です。